徐州医科大学OA办公系统使用管理办法（暂行）
第一章 总则
第一条 为遵循法律法规与学校制度要求，加快推进大学治理体系和治理能力现代化建设进程，实现线上线下业务并行开展，有效提升学校信息化建设管理效能，保障OA办公系统科学规范管理和安全稳定运行，特制定本办法。
第二条 本办法所指的OA办公系统（以下称“系统”），是集信息处理、工作流管理、文档共享、沟通协作于一体、覆盖学校各单位党政协同办公的信息管理平台。其域名为oa.xzhmu.edu.cn。
第三条 本办法适用于全校所有二级单位及部门（以下称“部门”）、全体教职工及申请使用系统的劳务派遣人员和临时人员。本办法中：
（一）模板流程是指包含固定表单格式和审批环节的流程；自由流程是指由发起人自行设置标题、审批环节及内容的流程；
（二）业务部门是指申请制作、修改或终止模板流程的部门。
第二章 管理机构与职责
第四条 党委办公室为系统党务类流程责任部门，工作职责：
（一）负责党务类相关流程的合法合规性检查与审核；
（二）负责收集系统及党务模板流程的使用反馈，并提供优化意见，有权要求不合法、不合规的模板流程停止使用。
第五条 校长办公室为系统行政类流程责任部门，工作职责：
（一）负责行政类相关流程的合法合规性检查与审核；
（二）负责收集系统及行政模板流程的使用反馈，并提供优化意见，有权要求不合法、不合规的模板流程停止使用。
第六条 党委组织部为系统组织任职类责任部门，负责提供系统涉及的部门领导、分管/联系校领导等组织任职信息。
第七条 人事处为系统组织架构类责任部门，负责提供系统涉及的基础组织架构和教职工基本信息。
第八条 信息化处为系统技术保障类责任部门，工作职责：
（一）负责系统的运行、维护、数据处理、系统安全等各项技术支持保障工作；
（二）负责模板流程的制作、修改工作；
（三）负责系统使用的答疑、培训、推广等服务工作。
第九条 业务部门为系统模板流程第一责任部门，工作职责：
（一）根据业务相关文件规定，以提高办公效率为宗旨，设计模板流程，并对模板流程的合法、合规性负责；
（二）文件作废或不再适用时，及时申请删除或修改模板流程；
（三）负责本部门模板流程的答疑、培训、推广等服务工作。
第三章 组织机构和人员权限
第十条 系统组织架构和人员信息与人事系统保持一致。教职工在人事系统入职后自动开通账号，离职（离退休、调出等）后自动停用账号。
第十一条 部门领导、分管/联系校领导等党政职务或分工调整变化后，由党委组织部发起变更申请，信息化处负责实施调整。
第十二条 劳务派遣人员经人事处确认审批并申请学校统一账号后，同步开通账号，在规定期限内使用系统。
第十三条 临时人员可经用人部门申请进入系统。申请部门提供加盖部门公章的使用协议，经临时人员业务开通审批后开通账号，在规定期限内使用系统。临时人员在系统中一切行为及可能涉及的法律问题由临时人员承担法律责任。批准该临时人员使用系统的申请部门领导负责对其进行监督、管理并承担连带责任。
第四章 模板流程
第十四条 新建模板流程。申请新建模板流程前业务部门应建立健全相关制度，并依据制度设计模板流程。申请时需经过以下审批流程：
（一）业务部门提供模板流程名称、支撑制度、表单内容、流程图、表单权限说明等基本信息，申请新建模板流程，由业务部门领导审批；
（二）模板流程涉及其他业务部门协同办理的，须经相关部门领导协同审批；
（三）信息化处检查流程技术可行性，与业务部门沟通完善模板流程；
（四）党委办公室或校长办公室审核流程合法合规性；
（五）业务部门分管/联系校领导审批；
（六）信息化处制作模板流程；
（七）申请人验收模板流程；
（八）信息化处发布模板流程，制作模板流程查询表，并按业务需求分配查询权限。
第十五条 修改模板流程。业务部门根据具体业务变更，修改完善相关制度后，依据最新制度修改流程。申请时需经过以下审批流程：
（一）提供模板流程名称、最新制度和修改内容等基本信息，申请修改模板流程，由业务部门领导审批；
（二）模板流程修改内容涉及其他业务部门的，须经相关部门领导审批；
（三）信息化处检查流程技术可行性，与申请人沟通完善模板流程，并停用该模板流程（已经发起未办理完成的表单，依照原有流程继续流转）；
（四）党委办公室或校长办公室审核流程合法合规性；
（五）信息化处修改模板流程；
（六）申请人验收模板流程；
（七）信息化处发布模板流程，修改模板流程查询表。
第十六条 删除模板流程。
（一）业务部门申请删除模板流程，说明删除原因，由业务部门领导审批；
（二）党委办公室或校长办公室审批；
（三）信息化处设置此模板流程不可用（已经发起未办理完成的表单，依照原有流程继续流转）。
第十七条 流程节点办理人员变动。
（一）业务部门根据人员变动，使用系统中《校级信息化平台权限修改申请表》申请修改模板流程节点办理人员。
（二）业务部门领导审批通过后，信息化处变更节点办理人员。
第十八条 业务部门可查询本部门模板流程详细数据，实时查看流程的执行状态。
第五章 自由流程
第十九条 在系统中发布自由流程的，如无特殊情况须经本部门领导审核同意，不得在系统中发布与工作无关的信息。
第二十条 自由流程设置权限控制，科级及以下可向处级汇报，处级可向校领导汇报，禁止越级汇报。
第二十一条 劳务派遣人员及临时人员禁止发起自由流程。
第六章 安全管理
第二十二条 信息化处负责系统网络安全防护相关工作，严格按照网络安全等级保护测评二级要求进行系统安全管理。
第二十三条 信息化处负责系统数据备份工作，制定备份策略，定期检查数据备份情况。
第二十四条 系统实行实名制管理，用户通过统一身份认证进入系统，在系统中以该用户身份申请、办理、签署、反馈意见等相关记录代表该用户本人的处理意见及真实想法，其签署意见与纸质签章有相同效力与责任。
第二十五条 系统所有用户不得通过系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得发表、传播有碍社会治安或不健康的信息，不得上传携带病毒的文件或有其他危害系统安全的行为，否则将追究用户本人法律责任。
第二十六条 用户需承担保密责任，不得透露系统内涉密数据及一切危害学校利益的数据。
第二十七条 用户应妥善保护账号及密码，不得泄露给他人，并根据系统规定和本人需要及时更换密码。因账号或密码泄露造成的一切后果由本人承担。
第七章 附则
第二十八条 本办法由信息化处负责解释，自发布之日起执行。
